Fitur Lanjut Aplikasi Perkantoran
Banyak itur lanjut dari aplikasi perkantoran yang bisa membantu kita dalam membuat laporan maupun menyajikan data. Pada bagian ini, kalian akan mencoba untuk mempraktikkan dua itur lanjut aplikasi perkantoran, yaitu itur mail merge pada Word dan itur membuat video pada MS PowerPoint.
Mail Marge
Mail Merge adalah fitur yang dapat kalian gunakan untuk menghasilkan surat, amplop, undangan, dan lain-lain secara berulang, tetapi terdapat beberapa komponen yang berbeda misalnya nama dan alamat yang dituju. Dalam hal ini, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak jumlah nama/tujuannya, tetapi hanya cukup menggunakan satu dokumen Word dan daftar nama/ alamat yang dapat disimpan dalam daftar, basis data, atau spreadsheet.
Langkah-langkah pratik Mail Marge.
1. Buka aplikasi Ms. Excel
2. Buatlah tabel yang berisi data nama siswa, alamat, nama orang tua, kurang lebih seperti contoh di bawah ini:
3. Simpan file excel tersebut
4. Buka Aplikasi Ms. Word
5. Buatlah dokumen surat,kurang lebih seperti pada contoh berikut ini:
6. Klik Mailings Select recipients - Use an existing list
7. Carilah file excel yang telah dibuat sebelumnya pada langkah 1-3.
8. Klik Open - pilih sheet yang sesuai - klik OK.
9. Letakkan kursor pada sebelah kanan ‘Yth.’.
10. Klik Insert Merge Field - pilih Hubungan.
11.Ulangi langkah 9 dan 10 untuk bagian-bagian yang di beri tanda titik-titik dari dokumen
surat sehingga diperoleh hasil seperti gambar berikut:
12. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result. Tampilan hasil seperti pada gambar berikut:
13. Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan data lainnya. Data pada setiap baris
akan ditampilkan satu per satu.
14. Klik Finish & Merge - Print Document untuk mencetak semua dokumen.
Membuat daftar isi pada Aplikasi Microsoft Word
Pada aktivitas ini, siswa mengeksplorasi sendiri sebuah tutorial MS Worduntuk melakukan otomasi pembuatan Daftar Isi laporan. Pernahkah kalian melihat daftar isi sebuah buku? Daftar isi terdiri atas apa saja? Andaikata kalian sedang menulis laporan, alangkah susahnya jika harus mengetik judul bab satu per satu, kemudian mencatat nomor halamannya. Belum lagi jika teks berubah sehingga nomor halaman berubah. Adakah solusi?
MS Word dapat membuat daftar isi secara otomatis dengan merujuk pada dokumen yang telah ada. berikut ini langkah untuk membuat daftar isi secara otomatis.
1. Buka Aplikasi Ms Word
2. Buatlah dokumen seperti gambar berikut ini:
3. Arahkan kursor ke arah paling kanan pada tesk Kata pengantar,kemudia double klik pada panah
merah - pilih opsi 2 pada kotak bergaris merah lalu klik OK, seperti gambar dibawah ini:
4. Tekan tombol TAB pada keyboard, nanti secara otomatis akan muncul titik-titik panjang untuk awal pembuatan daftar isi. kemudian tekan Enter untuk baris berikutnya.
5. Lakukan langkah ke 4 berulang ulang sesuai dengan jumlah teks daftar isi, sehingga nanti hasilnya sebagai berikut ini:
Membuat Video Presentasi dengan Ms Power Point
Ms Power Point dapat digunakan untuk membuat video presentasi. Versi yang baru dari aplikasi ini memiliki itur untuk merekam audio dan video yang menyertai presentasi. Jangan lupa memakai aplikasi yang legal, bukan bajakan agar berfungsi dengan baik. Fasilitas ini bermanfaat untuk membuat video berupa presentasi yang disertai dengan narasi dan potongan video dari naratornya.
Apa yang Kalian Perlukan?
Komputer yang telah terpasang aplikasi presentasi MS PowerPoint yang menyediakan itur perekaman video dan komputer mendukung perekam suara dan kamera.
Langkah-Langkah Membuat Video Presentasi dengan Ms Power Point :
1. Buatlah presentasi menggunakan PowerPoint
2. Tampilkan tab Recording. Jika belum, dengan cara klik File Options Customize Ribbon centang
check box Recording OK. Tab Recording akan muncul
3. Klik tab Recording.
4. Klik Record Slide Show. Terdapat 2 pilihan: Record from the beginning atau Record from Current
Slide
5. Jika terdapat webcam, video dapat direkam dengan cara menekan tombol kamera kecil di bawah
kanan yang muncul saat Record slide show.
6. Di bagian bawah layar, terdapat pen dan highlighting tools yang dapat digunakan untuk menandai
layar (drawing) saat perekaman.
7. Untuk memulai perekaman, klik tombol Record di bagian kiri atas layar. Akan muncul countdown
timer.
8. Perekaman dimulai, mulai berbicara dan menjelaskan.
9. Untuk berpindah slide, dapat digunakan panah pada keyboard atau pada layar
10. Untuk mem-pause, klik tombol Pause.
11. Untuk menghentikan perekaman, tekan tombol Stop.
12. Jika terdapat kesalahan narasi pada salah satu slide, masuk ke slide tersebut, kemudian hapus
perekaman pada slide tersebut menggunakan tombol Clear pada kanan atas, pilih Clear Recording
on Current Slide. Ini akan menghapus suara, web footage, maupun drawing pada slide. Untuk
mengganti rekaman pada slide tersebut, tekan Record lagi, dan lakukan perekaman.
13. Jika ingin menghapus semua rekaman, tekan tombol Clear Clear Recording on All Slide.
Penghapusan ini permanen.
14. Setelah selesai melakukan perekaman, tekan tombol Escape (Esc) pada papan ketik atau X pada
pojok kanan atas. Pada setiap slide, terdapat recording living pada bagian kiri bawah.
15. Presentasi dapat disimpan seperti itu saja, atau diekspor menjadi video MP4. Caranya, klik Export
to Video Pilih kualitas video tekan tombol Create a Video pilih di mana video akan disimpan.
Tugas Peserta didik pada materi TIK Lanjutan!
1. Rangkumlah materi di atas (Fitur Lanjutan Aplikasi Perkantoran Ms Office), dibuku masing-masing
dan dikumpulkan diruang guru.
akun gmail).
3. Berikan komentar terkait materi di atas (di kolom komentar).
Posting Komentar